Regulamin serwisu

Data ostatniej aktualizacji: 1 grudnia 2025

§1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez firmę ZINIT z siedzibą w Kobierzycach (55-040), ul. Sportowa 35, NIP: 896-116-23-34 (dalej: „Usługodawca") za pośrednictwem serwisu dostępnego pod adresem fakturazwhatsapp.pl (dalej: „Serwis").
2. Usługodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) Rzeczypospolitej Polskiej.
3. Kontakt z Usługodawcą możliwy jest pod adresem e-mail: kontakt@fakturazwhatsapp.pl.
4. Usługi świadczone są wyłącznie na rzecz przedsiębiorców w rozumieniu art. 4 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, posiadających NIP, wykorzystujących Serwis do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
5. Korzystając z Serwisu, Użytkownik oświadcza, że działa jako przedsiębiorca i akceptuje niniejszy Regulamin w całości.

§2. Definicje

Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają:

1. Serwis – platforma informatyczna dostępna pod adresem fakturazwhatsapp.pl wraz z powiązanym interfejsem konwersacyjnym na platformie WhatsApp.
2. Użytkownik – przedsiębiorca korzystający z Serwisu.
3. Konto – indywidualne konto Użytkownika w Serwisie, powiązane z numerem telefonu WhatsApp.
4. KSeF – Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów Rzeczypospolitej Polskiej.
5. Faktura ustrukturyzowana – faktura w formacie XML zgodna ze schematem FA(2) wymaganym przez KSeF.
6. WhatsApp – komunikator należący do Meta Platforms, Inc., za pośrednictwem którego Użytkownik komunikuje się z Serwisem.
7. Wiadomość – wiadomość tekstowa lub multimedialna (w tym zdjęcia) przesłana przez Użytkownika za pośrednictwem WhatsApp.
8. Panel – panel zarządzania dostępny pod adresem panel.fakturazwhatsapp.pl.
9. Cennik – aktualny wykaz opłat za Usługi, dostępny w Serwisie.
10. Przelewy24 – operator płatności elektronicznych obsługujący płatności w Serwisie.

§2a. Okres Wdrożeniowy

1. Do dnia 31 maja 2026 roku włącznie, Usługodawca świadczy Usługi w ramach Okresu Wdrożeniowego (zwanego dalej „Okresem Wdrożeniowym").
2. W Okresie Wdrożeniowym korzystanie z Usługi jest nieodpłatne, z zastrzeżeniem następujących limitów:
   1. maksymalnie 100 faktur miesięcznie na jedno Konto,
   2. maksymalnie 20 wiadomości WhatsApp na godzinę,
   3. maksymalnie 10 zdjęć do przetworzenia OCR dziennie.
3. Okres Wdrożeniowy związany jest z fazą stabilizacji:
   1. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Ministerstwo Finansów,
   2. infrastruktury technicznej Serwisu FakturaZWhatsApp.pl,
   3. integracji z platformą WhatsApp Business API.
4. W Okresie Wdrożeniowym Użytkownik przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że:
   1. mogą występować przerwy techniczne w działaniu Usługi,
   2. funkcjonalności Serwisu mogą ulegać zmianom bez uprzedniego powiadomienia,
   3. czas reakcji na zgłoszenia techniczne może być wydłużony,
   4. dokładność rozpoznawania zdjęć (OCR) może być ograniczona,
   5. mogą występować opóźnienia w dostarczaniu wiadomości WhatsApp,
   6. mogą występować ograniczenia wynikające z niedostępności lub niestabilności systemu KSeF.
5. W Okresie Wdrożeniowym odpowiedzialność Usługodawcy jest wyłączona w maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo, z wyjątkiem szkód wyrządzonych umyślnie.
6. Usługodawca nie gwarantuje żadnego poziomu dostępności (SLA) ani czasu odpowiedzi w Okresie Wdrożeniowym.
7. Po zakończeniu Okresu Wdrożeniowego:
   1. Usługodawca poinformuje Użytkowników o warunkach dalszego korzystania z Usługi z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem,
   2. korzystanie z Usługi będzie możliwe na zasadach określonych w aktualnym Cenniku,
   3. dane i historia faktur Użytkownika zostaną zachowane.
8. Usługodawca zastrzega sobie prawo do przedłużenia Okresu Wdrożeniowego lub jego wcześniejszego zakończenia, o czym poinformuje Użytkowników z odpowiednim wyprzedzeniem.

§3. Zakres usług

1. Usługodawca świadczy usługi polegające na umożliwieniu Użytkownikom wysyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) za pośrednictwem interfejsu konwersacyjnego WhatsApp.
2. W ramach Usługi Usługodawca zapewnia:
   1. interfejs konwersacyjny na WhatsApp do wprowadzania danych faktury,
   2. przetwarzanie danych z wiadomości tekstowych,
   3. rozpoznawanie danych ze zdjęć faktur i paragonów (OCR),
   4. walidację danych przed wysyłką do KSeF,
   5. generowanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML zgodnym z KSeF,
   6. wysyłkę faktur do KSeF w imieniu Użytkownika,
   7. odbiór i dostarczenie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO),
   8. powiadomienia e-mail o statusie faktury,
   9. Panel do zarządzania kontem i przeglądania historii faktur.
3. Usługodawca działa wyłącznie jako pośrednik techniczny między Użytkownikiem a systemem KSeF. Usługodawca nie jest stroną transakcji dokumentowanych fakturami.
4. Usługodawca nie świadczy usług doradztwa podatkowego, księgowego ani prawnego.

§4. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Usługi wymagane jest:
   1. urządzenie mobilne (smartfon) lub komputer z dostępem do Internetu,
   2. aktywne konto w komunikatorze WhatsApp,
   3. aktywny numer NIP oraz uprawnienia do korzystania z KSeF,
   4. aktywny adres e-mail do otrzymywania powiadomień.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne po stronie platformy WhatsApp (Meta Platforms, Inc.) ani za ograniczenia wynikające z regulaminu WhatsApp.

§5. Rejestracja i parowanie konta

1. Rejestracja w Serwisie następuje poprzez:
   1. wysłanie wiadomości „START" na numer WhatsApp Serwisu, lub
   2. wypełnienie formularza rejestracyjnego w Panelu.
2. Podczas rejestracji Użytkownik zobowiązany jest podać prawdziwe dane firmy, w tym NIP, nazwę firmy i adres e-mail.
3. Parowanie konta WhatsApp z kontem w Panelu następuje poprzez jednorazowy kod weryfikacyjny przesłany na WhatsApp lub e-mail.
4. Jedno Konto może być powiązane z jednym numerem telefonu WhatsApp.
5. Użytkownik odpowiada za bezpieczeństwo swojego numeru telefonu i konta WhatsApp. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za nieuprawniony dostęp osób trzecich do konta WhatsApp Użytkownika.

§6. Zasady wysyłania faktur

1. Aby wysłać fakturę, Użytkownik przesyła wiadomość zawierającą dane faktury (NIP nabywcy, kwotę, opis) lub zdjęcie faktury/paragonu.
2. Przed wysłaniem faktury do KSeF Serwis przedstawia Użytkownikowi podgląd faktury do akceptacji.
3. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność danych zawartych w fakturze, w tym za:
   1. prawidłowość NIP sprzedawcy i nabywcy,
   2. zgodność kwot z rzeczywistą transakcją,
   3. poprawność opisu przedmiotu transakcji,
   4. zgodność faktury z przepisami prawa podatkowego.
4. Usługodawca nie weryfikuje merytorycznej poprawności faktur ani zgodności z obowiązkami podatkowymi Użytkownika.
5. Po zaakceptowaniu podglądu przez Użytkownika, faktura jest wysyłana do KSeF. Operacja ta jest nieodwracalna.

§7. Rozpoznawanie zdjęć (OCR)

1. Serwis umożliwia przesyłanie zdjęć faktur i paragonów w celu automatycznego rozpoznania danych.
2. Usługodawca nie gwarantuje 100% dokładności rozpoznawania zdjęć. Użytkownik jest zobowiązany zweryfikować rozpoznane dane przed akceptacją.
3. Zdjęcia są przetwarzane wyłącznie w celu rozpoznania danych i nie są przechowywane dłużej niż jest to niezbędne do realizacji usługi.
4. Użytkownik nie powinien przesyłać zdjęć zawierających dane wrażliwe wykraczające poza dane niezbędne do wystawienia faktury.

§8. Pełnomocnictwo do działania w KSeF

1. Korzystając z Usługi, Użytkownik udziela Usługodawcy pełnomocnictwa do działania w jego imieniu w zakresie wysyłki faktur do KSeF.
2. Pełnomocnictwo obejmuje:
   1. uwierzytelnienie w KSeF w imieniu Użytkownika,
   2. wysyłkę faktur ustrukturyzowanych,
   3. odbiór Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).
3. Usługodawca działa na podstawie certyfikatów kwalifikowanych zgodnych z wymogami KSeF.
4. Pełnomocnictwo może być w każdej chwili cofnięte poprzez usunięcie Konta.

§9. Odpłatność i płatności

1. Korzystanie z Usługi jest odpłatne zgodnie z Cennikiem dostępnym w Serwisie.
2. Usługodawca oferuje bezpłatny pakiet startowy (Pakiet Start) obejmujący pierwsze 10 faktur.
3. Opłaty naliczane są:
   1. w modelu abonamentowym (miesięcznym) – zgodnie z wybranym pakietem,
   2. za każdą wysłaną fakturę ponad limit pakietu.
4. Płatności realizowane są za pośrednictwem operatora Przelewy24 (DialCom24 Sp. z o.o., KRS: 0000306513).
5. Usługodawca wystawia faktury VAT za świadczone usługi. Faktury są wysyłane na adres e-mail Użytkownika oraz do KSeF.
6. Brak terminowej płatności uprawnia Usługodawcę do zawieszenia świadczenia Usługi do czasu uregulowania zaległości.

§10. Odpowiedzialność Usługodawcy

1. Usługodawca zobowiązuje się do dołożenia należytej staranności w świadczeniu Usług.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   1. błędy w danych faktur wynikające z nieprawidłowych informacji podanych przez Użytkownika,
   2. skutki podatkowe, prawne lub finansowe wynikające z wystawienia faktury,
   3. awarie, przerwy lub ograniczenia w działaniu systemu KSeF prowadzonego przez Ministerstwo Finansów,
   4. awarie, przerwy lub ograniczenia w działaniu platformy WhatsApp,
   5. opóźnienia wynikające z problemów z łączem internetowym Użytkownika,
   6. nieprawidłowe rozpoznanie danych ze zdjęć przesłanych przez Użytkownika,
   7. nieuprawniony dostęp osób trzecich do konta WhatsApp Użytkownika,
   8. działanie siły wyższej (force majeure),
   9. straty pośrednie, utracone korzyści, utratę danych lub reputacji.
3. Całkowita odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy wobec Użytkownika, niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, jest ograniczona do niższej z kwot:
   1. sumy opłat uiszczonych przez Użytkownika w okresie ostatnich 12 miesięcy, lub
   2. kwoty 5 000 PLN (pięć tysięcy złotych).
4. Ograniczenie odpowiedzialności nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.

§11. Dostępność usługi

1. Usługa jest świadczona w modelu best effort (najlepszych starań).
2. Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności (SLA) i nie przewiduje rekompensat finansowych za przerwy w działaniu.
3. Celem Usługodawcy jest utrzymanie dostępności na poziomie zbliżonym do 99,5% w skali miesiąca.
4. Usługodawca zastrzega sobie prawo do przeprowadzania prac konserwacyjnych, które mogą wiązać się z czasową niedostępnością Usługi.
5. Szczegółowe informacje o dostępności zawiera dokument Poziom Usług.

§12. Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników jest Usługodawca.
2. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
3. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawiera Polityka Prywatności.
4. W zakresie danych osobowych zawartych w fakturach (dane kontrahentów Użytkownika) Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na zlecenie Użytkownika.

§13. Reklamacje

1. Użytkownik ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą niewykonania lub nienależytego wykonania Usługi.
2. Reklamacje należy zgłaszać:
   1. drogą elektroniczną na adres: kontakt@fakturazwhatsapp.pl, lub
   2. pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.
3. Reklamacja powinna zawierać:
   1. dane identyfikujące Użytkownika (NIP, numer telefonu),
   2. opis problemu,
   3. oczekiwany sposób rozwiązania.
4. Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania.
5. Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana na adres e-mail Użytkownika.

§14. Rozwiązanie umowy

1. Użytkownik może w każdym czasie rozwiązać umowę poprzez usunięcie Konta w Panelu lub przesłanie oświadczenia na adres e-mail Usługodawcy.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
   1. naruszenia przez Użytkownika postanowień Regulaminu,
   2. wykorzystywania Usługi niezgodnie z prawem,
   3. braku aktywności na Koncie przez okres dłuższy niż 12 miesięcy,
   4. zalegania z płatnościami przez okres dłuższy niż 30 dni.
3. Rozwiązanie umowy nie zwalnia Użytkownika z obowiązku uregulowania zaległych płatności.
4. Po rozwiązaniu umowy Usługodawca przechowuje dane niezbędne do celów podatkowych i prawnych przez okres wymagany przepisami prawa.

§15. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
2. O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem poprzez wiadomość e-mail oraz komunikat w Panelu.
3. Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu w życie zmian oznacza akceptację nowego Regulaminu.
4. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, ma prawo rozwiązać umowę przed wejściem zmian w życie.

§16. Postanowienia końcowe

1. Regulamin podlega prawu polskiemu.
2. Wszelkie spory wynikające z Regulaminu rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2025 r.