Polityka Prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 1 grudnia 2025

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest firma ZINIT z siedzibą w Kobierzycach (55-040), ul. Sportowa 35, NIP: 896-116-23-34 (dalej: „Administrator" lub „my").

Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: kontakt@fakturazwhatsapp.pl.

2. Zakres i źródła zbieranych danych

Zbieramy dane osobowe z następujących źródeł:

• Bezpośrednio od Ciebie – podczas rejestracji, korzystania z usługi przez WhatsApp, kontaktu z nami.
• Z platformy WhatsApp – numer telefonu, zdjęcie profilowe (jeśli publiczne), treść wiadomości przesyłanych do naszego bota.
• Automatycznie – dane techniczne podczas korzystania z Panelu (adres IP, dane urządzenia, pliki cookies).

3. Kategorie przetwarzanych danych

Kategoria danych	Przykłady	Cel przetwarzania	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Dane identyfikacyjne	Numer telefonu WhatsApp, adres e-mail	Identyfikacja użytkownika, komunikacja	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa)	Czas trwania umowy + 3 lata
Dane firmy	NIP, nazwa firmy, adres siedziby	Wystawianie faktur, integracja z KSeF	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa)	Czas trwania umowy + 5 lat (przepisy podatkowe)
Treść wiadomości	Wiadomości tekstowe przesyłane przez WhatsApp	Przetwarzanie danych faktury, obsługa klienta	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa)	90 dni (konwersacje) / 5 lat (dane faktur)
Zdjęcia	Zdjęcia faktur, paragonów przesyłane przez WhatsApp	Rozpoznawanie danych (OCR), generowanie faktur	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa)	7 dni (po przetworzeniu usuwane)
Dane transakcyjne	Historia faktur, płatności, numery KSeF	Realizacja usługi, dokumentacja podatkowa	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)	5 lat (przepisy podatkowe)
Dane płatnicze	Historia transakcji (bez pełnych numerów kart)	Rozliczenia, fakturowanie	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa)	5 lat (przepisy podatkowe)
Dane techniczne	Adres IP, typ przeglądarki, logi systemowe	Bezpieczeństwo, diagnostyka, analityka	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes)	12 miesięcy

4. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

4.1. Realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• Świadczenie usługi wysyłania faktur przez WhatsApp
• Obsługa konta użytkownika
• Przetwarzanie wiadomości i zdjęć w celu generowania faktur
• Komunikacja dotycząca usługi
• Wysyłka faktur do KSeF w imieniu użytkownika

4.2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• Wystawianie i przechowywanie faktur VAT
• Prowadzenie dokumentacji podatkowej
• Odpowiedzi na żądania organów państwowych

4.3. Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• Zapewnienie bezpieczeństwa systemów IT
• Wykrywanie i zapobieganie nadużyciom
• Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami
• Analiza i ulepszanie usług
• Marketing bezpośredni własnych usług

4.4. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• Wysyłka newslettera i materiałów marketingowych (jeśli wyraziłeś zgodę)
• Analityka z wykorzystaniem plików cookies (opcjonalne)

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Odbiorca	Cel przekazania	Lokalizacja
Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business API)	Obsługa komunikacji przez WhatsApp	USA (standardowe klauzule umowne)
Ministerstwo Finansów (KSeF)	Wysyłka faktur ustrukturyzowanych	Polska
Dostawcy hostingu	Przechowywanie danych, infrastruktura IT	EOG
Przelewy24 (DialCom24 Sp. z o.o.)	Obsługa płatności elektronicznych	Polska
Dostawcy usług e-mail	Wysyłka powiadomień e-mail	EOG
Biuro rachunkowe	Prowadzenie księgowości Administratora	Polska
Organy państwowe	Na podstawie przepisów prawa (US, NIK, sądy)	Polska

6. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z WhatsApp Business API (Meta Platforms, Inc.) Twoje dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Transfer odbywa się na podstawie:

• Standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską
• Dodatkowych środków bezpieczeństwa wymaganych po wyroku Schrems II

Kopię standardowych klauzul umownych możesz uzyskać kontaktując się z nami.

7. Przetwarzanie wiadomości WhatsApp

Korzystając z naszej usługi przez WhatsApp, przesyłasz nam wiadomości tekstowe oraz ewentualnie zdjęcia. Informujemy, że:

• Wiadomości są przetwarzane wyłącznie w celu realizacji usługi (generowanie faktur)
• Treść konwersacji jest przechowywana przez 90 dni w celach obsługi klienta
• Zdjęcia są przetwarzane przez system OCR i usuwane w ciągu 7 dni
• Dane faktury (wyekstrahowane z wiadomości) są przechowywane przez 5 lat zgodnie z przepisami podatkowymi
• Nie analizujemy treści wiadomości w celach marketingowych ani profilowania

8. Podwójna rola Administratora

W zależności od rodzaju danych pełnimy różne role:

8.1. Administrator danych

Jesteśmy administratorem Twoich danych jako użytkownika serwisu (numer telefonu, e-mail, dane firmy, dane płatnicze, dane techniczne).

8.2. Podmiot przetwarzający

W zakresie danych osobowych zawartych w fakturach (dane Twoich kontrahentów) działamy jako podmiot przetwarzający na Twoje zlecenie. Ty pozostajesz administratorem danych swoich kontrahentów.

9. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu (art. 15) – możesz uzyskać informację, jakie Twoje dane przetwarzamy i otrzymać ich kopię.
• Prawo do sprostowania (art. 16) – możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia (art. 17) – możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów przetwarzania lub cofniesz zgodę.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18) – możesz żądać ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20) – możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie i przenieść je do innego administratora.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21) – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.
• Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3) – jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami: kontakt@fakturazwhatsapp.pl.

Odpowiedź na żądanie otrzymasz w ciągu 30 dni. W skomplikowanych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne 60 dni, o czym zostaniesz poinformowany.

10. Prawo do skargi

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki techniczne i organizacyjne:

• Szyfrowanie transmisji – TLS 1.2+ dla wszystkich połączeń
• Szyfrowanie danych at-rest – AES-256 dla wrażliwych danych
• Hashowanie haseł – BCrypt z siłą 12
• Kontrola dostępu – zasada minimalnych uprawnień
• Monitoring bezpieczeństwa – wykrywanie nieautoryzowanych dostępów
• Kopie zapasowe – regularne backupy z szyfrowaniem
• Szkolenia – personel przeszkolony z ochrony danych

12. Pliki cookies

Panel zarządzania (panel.fakturazwhatsapp.pl) wykorzystuje pliki cookies. Szczegółowe informacje znajdziesz w naszej Polityce Cookies.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało.

System OCR (rozpoznawanie zdjęć) służy wyłącznie do wspomagania wprowadzania danych i wymaga Twojej weryfikacji przed zaakceptowaniem faktury.

14. Obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z usługi. Bez numeru telefonu WhatsApp i danych firmy (NIP) nie możemy świadczyć usługi wysyłki faktur do KSeF.

15. Zmiany Polityki Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy Cię poprzez wiadomość e-mail lub komunikat w Panelu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

16. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• E-mail: kontakt@fakturazwhatsapp.pl
• Adres: ZINIT, ul. Sportowa 35, 55-040 Kobierzyce